Beachten Sie bitte, dass die Benutzerkennung aus dem Firmenpräfix und der persönlichen Kennung besteht, z.B.  präfix.kennung. Präfix und Kennung sind durch einen Punkt zu trennen. Buchstaben in diesem Feld sind immer klein zu schreiben. Auch muss der Sicherheitscode präzise eingegeben werden.

Übrigens: der Sicherheitscode besteht immer aus 5 Zeichen (Kleinbuchstaben oder Zahlen).

Möglicherweise fehlen Ihnen auch notwendige Zugriffsrechte. Um sich anzumelden und Anträge stellen zu können, benötigen Sie mindestens die Rolle „Login“ und „Ausfuhr-Benutzer“. Bitte wenden Sie sich zur Prüfung an den Mandant-Administrator ihrer Firma.

Für den Fall, dass Sie der Mandant-Administrator sind, wenden Sie sich ggf. an das BAFA (Telefonhotline: 06196-908-613).

Ja, Sie müssen sich aus rechtlichen Gründen für das ELAN-K2 System neu registrieren. Eine automatische Übertragung Ihrer Benutzerkennung erfolgt nicht. Den Link zum „Login und Registrierung ELAN-K2“ finden Sie auf der Startseite der BAFA Homepage www.ausfuhrkontrolle.info unter dem Stichpunkt „Elektronische Formulare“.

Nein, Ihr Zugang zum Online-Portal wird nicht gesperrt. Bitte wenden Sie sich bei Problemen mit dem Zugang zunächst an Ihren Mandant-Administrator. Für den Fall, dass Sie der Mandant-Administrator sind, wenden Sie sich bitte an das BAFA (Telefonhotline: 06196-908 613).

Bitte wenden Sie sich an Ihren Mandant-Administrator. Er ist für die Benutzerpflege und somit für die Vergabe eines neuen Passwortes zuständig.

Weitere Benutzer müssen nicht wie im alten ELAN System vom BAFA freigegeben werden. Der Mandant- und der Benutzer-Administrator haben das Recht beliebig viele Benutzer selbst anzulegen.

Klicken Sie nach dem Login zunächst im linken Menübereich auf  "Benutzer", danach können Sie durch einen Klick auf  "Neu" einen weiteren Benutzer anlegen. Nach der Anlage des neuen Benutzers müssen Sie diesem noch die Rollen "Login“ und „Ausfuhr-Benutzer" zuweisen. Optional können Sie auch die Rolle „Benutzer-Administration“ vergeben. Dadurch erhält der neue Benutzer das Recht, selbst weitere Benutzer anzulegen.

Nein, Sie müssen sich nur einmal registrieren. Nach der Freigabe der Registrierung müssen Sie den Firmen, für die Sie tätig sind Ihre Benutzerkennung (Präfix und Kennung) mitteilen. Mit dieser Information kann Sie Ihr Auftraggeber als externer Vertreter freigeben.

Bei der Entwicklung des Systems wurde ein besonderer Wert auf die Sicherheit der vertraulichen Daten gelegt. So entspricht das Online-Portal den derzeitigen Sicherheitsstandards und wird regelmäßig durch das BSI - Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik überprüft. Alle Daten von und zum ELAN-K2 System werden verschlüsselt übertragen. Ihr Browser bietet Ihnen dazu z. B. das Verschlüsselungsverfahren SSL, das eine verschlüsselte Netzverbindung zwischen Server und Browser ermöglicht. Dieses gewährleistet, dass Daten während der Übertragung nicht gelesen oder manipuliert werden können und stellt die Identität der Internetseite sicher. Die Verschlüsselung bei der Übertragung der Daten ist je nach verwendetem Browser unterschiedlich; z. B. Mozilla Firefox = AES-256 256 bit oder Internet Explorer = 128 bit SSL und entspricht dem internationalen Standard. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie z. B. an dem „Vorhängeschloss“ in der Statuszeile Ihres Browsers.

Darüber hinaus können Sie in den Grundeinstellungen der Mandantendaten mit Hilfe des „gesicherten IP-Bereiches“ den IP-Bereich einschränken, über den Sie und weitere Benutzer Zugang zum Online-Portal haben. Ein Login außerhalb des definierten IP-Bereiches ist dann nicht mehr möglich. Beim Login muss man neben der Benutzerkennung und dem Passwort zusätzlich noch einen Sicherheitscode eingeben. Da dieser Sicherheitscode von einem Computer nicht gelesen werden kann, werden automatisierte Anmeldeversuche und das Erraten von Passwörtern verhindert.

Bei der Vielfalt der auf dem Markt befindlichen Browser ist es leider heutzutage nicht mehr möglich, eine Kompatibilität aller Browser und deren Versionen zu garantieren. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle hat sich daher auf die am weit verbreitesten Browser konzentriert.

Die folgenden Browser werden von Elan-K2 technisch unterstützt, wobei aber Abweichungen in den Darstellungen zwischen den verschiedenen Browsern nicht vermeidbar sind.

• Mozilla Firefox Version 3.6.x (präferiert 3.6.17), Version 4.0.1
• Microsoft Internet Explorer Version 7 und Version 8
  Version 6 wird nicht unterstützt
  Version 7 wird unterstützt, kann aber in seltenen Fehler zu massiven(!) Antwortszeit-Problemen führen. Bitte führen Sie in diesem Fall einen Upgrade auf die Version 8 durch.
• Google Chrome 4.1
• Opera 11
• Safari 5 (Unseres Wissens bestehen keine wesentlichen funktionalen Probleme mit dem Safari, allerdings wurden vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle keine umfangreichen Kompatibilitätstests durchgeführt.)

Prinzipiell empfehlen wir aus Sicht der Sicherheit, immer die aktuellen Versionen der etablierten Browserhersteller zu verwenden. Sollten Sie dabei auf Probleme mit Elan-K2 stoßen, bitten wir Sie, sich mit unserer Hotline (+49 (0)6196 908-613) in Verbindung zu setzen.

(Stand: April 2011)

Sie können im alten ELAN auch weiterhin Anträge stellen, jedoch nur noch für die Vorgangsarten, die noch nicht von ELAN-K2 abgedeckt werden. Dies sind zur Zeit der Antrag auf Internationale Einfuhrbescheinigung, die Wareneingangsbescheinigung, Anmeldung und Meldungen im Zusammenhang mit „Allgemeinen Genehmigungen“ und Meldungen zu Komplementärgenehmigungen.

Nein, Sie müssen sich nur einmal registrieren. Nach der Freigabe der Registrierung müssen den Firmen, für die Sie tätig sind Ihre Benutzerkennung (Präfix und Kennung) mitteilen. Mit dieser Information kann Sie Ihr Auftraggeber als externer Vertreter freigeben.

Das ELAN-K2 System bietet die Möglichkeit Vorgangsvorlagen zu erstellen (Menüpunkt "Neue Vorgänge"). Diese können von allen Nutzern Ihrer Firma beliebig oft verwendet werden. Erfassen Sie hierzu einen Vorgang mit allen für die Vorlage notwendigen Daten und klicken dann auf den Schritt „Einreichen“. Zum Speichern der Vorlage klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Als Vorlage speichern“.

Rufen Sie unter dem Punkt Vorgänge die Details des Vorgangs auf und klicken auf "Herunterladen" des Antrags. Danach können Sie das PDF öffnen und mit dem Druckbutton ausdrucken.

Rufen Sie unter dem Punkt Vorgänge die Details des Vorgangs auf und klicken auf "Herunterladen" der Genehmigung. Danach können Sie das PDF öffnen und speichern.

Das ist richtig. Der Status ändert sich erst dann, wenn ein BAFA-Mitarbeiter Ihre Antwort als gelesen kennzeichnet. In diesem Fall ändert sich der Status von „Rückfrage“ auf „in Bearbeitung“.

Möglicherweise liegt dies daran, dass dem Antrag noch kein Ansprechpartner zugeordnet wurde. Dies ist bei allen aus dem alten ELAN System importierten Vorgängen so. E-Mails werden dann an die bei der Registrierung angegebene zentrale E-Mail-Adresse der Firma geschickt. Um das Problem zu beheben, klicken Sie unter dem Punkt „Vorgänge“ in der Spalte „Ansprechpartner Antragsteller" auf das Symbol und tragen sich so als Ansprechpartner ein.

Bitte laden Sie zu diesem Vorgang ein Dokument mit Ihrem Änderungswunsch hoch. Gehen Sie hierzu zunächst in die Detailansicht des Vorgangs und klicken dort auf „Dokument hochladen“. Wählen Sie als Dokumentenart „Antragsstellerunterlage“ aus.

Bitte laden Sie zu diesem Vorgang ein Dokument mit der Bitte auf Verlängerung hoch. Gehen Sie hierzu zunächst in die Detailansicht des Vorgangs und klicken dort auf „Dokument hochladen“. Wählen Sie als Dokumentenart „Antragsstellerunterlage“ aus.

Bei der Entwicklung des Systems wurde ein besonderer Wert auf die Sicherheit der vertraulichen Daten gelegt. So entspricht das Online-Portal den derzeitigen Sicherheitsstandards und wird regelmäßig durch das BSI - Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik überprüft. Alle Daten von und zum ELAN-K2 System werden verschlüsselt übertragen. Ihr Browser bietet Ihnen dazu z. B. das Verschlüsselungsverfahren SSL, das eine verschlüsselte Netzverbindung zwischen Server und Browser ermöglicht. Dieses gewährleistet, dass Daten während der Übertragung nicht gelesen oder manipuliert werden können und stellt die Identität der Internetseite sicher. Die Verschlüsselung bei der Übertragung der Daten ist je nach verwendetem Browser unterschiedlich; z. B. Mozilla Firefox = AES-256 256 bit oder Internet Explorer = 128 bit SSL und entspricht dem internationalen Standard. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie z. B. an dem „Vorhängeschloss“ in der Statuszeile Ihres Browsers.

Darüber hinaus können Sie in den Grundeinstellungen der Mandantendaten mit Hilfe des „gesicherten IP-Bereiches“ den IP-Bereich einschränken, über den Sie und weitere Benutzer Zugang zum Online-Portal haben. Ein Login außerhalb des definierten IP-Bereiches ist dann nicht mehr möglich. Beim Login muss man neben der Benutzerkennung und dem Passwort zusätzlich noch einen Sicherheitscode eingeben. Da dieser Sicherheitscode von einem Computer nicht gelesen werden kann, werden automatisierte Anmeldeversuche und das Erraten von Passwörtern verhindert.

Nein, es reicht aus, erforderliche Endverbleibserklärungen mittels ELAN-K2 auf elektronischem Weg zu übermitteln. Eine Vorlage des Originals der Endverbleibserklärung ist nicht erforderlich. Dieses muss jedoch beim Antragsteller im Original vorhanden sein und ist dem BAFA auf Verlangen vorzulegen.

Bei sehr kurzen Texten können Sie auch die Funktion „Kurzantwort“ verwenden. Bitte Verwenden Sie diese vereinfachte Form nur bei kurzen Rückantworten.

Ja, dies ist grundsätzlich möglich. Da die Ausfuhranträge jedoch papierlos und ohne Unterschrift beantragt werden, muss der Ausfuhrverantwortliche die Einreichung der Anträge persönlich mit seinem eigenen Zugang durchführen. Darüber Hinaus muss im Schritt 7 – Nationales Ergänzungsblatt AG/E1 unter dem Punkt „Zeichnungsberechtigung“ das obere Kästchen angehakt werden.

Die Einreichung gestaltet sich erheblich einfacher, wenn dem BAFA eine gültige Erklärung des Ausfuhrverantwortlichen (Anlage AV2) vorliegt. In diesem Fall, kann der Ausfuhrantrag von jeder Person im Unternehmen eingereicht werden. Wenn Sie intern vor der Einreichung noch die Zustimmung des Ausfuhrverantwortlichen einholen müssen, können Sie im Schritt „Einreichen“ einen Entwurf des Antrags erzeugen und diesen dem Ausfuhrverantwortlichen zur Mitzeichnung vorlegen.

Die Informations-E-Mails werden immer bei einem Sachstandswechsel im BAFA internen System und beim Hochladen eines Dokuments (zum Beispiel Rückfrage) in das Portal erzeugt. Dadurch kann es sein, dass Sie zwei E-Mails für die gleiche Aktion erhalten.

1. E-Mail für das Rückfragedokument und ein 2. E-Mail, weil sich durch die Rückfrage der Sachstand im BAFA internen System ändert.

(Mein Vorgang ist nicht in der Vorgangsliste - siehe: Ich finde meinen Vorgang nicht oder nicht mehr in der Vorgangsliste)

Hinweis: Vorgänge bleiben für die Dauer ihrer Gültigkeit plus weitere 8 Wochen in der Vorgangliste sichtbar. Vorgänge ohne Gültigkeit bleiben nach Veröffentlichung noch 8 Wochen in der Vorgangsliste. 

Zur Zeit ist das nachträgliche Einbinden eines Konsortialführers in einen bestehenden Antrag / Genehmigung nicht möglich. Diese Funktion soll zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden.